費用申請系統 使用手冊

我該用哪張單？

先問自己一個問題：「這筆錢是誰的？現在在哪裡？」答案就會告訴你用哪張單。

基本操作四張表單都一樣

左邊選單挑「新增費用單」，中間會出現四個分頁與一條工具列，所有操作都在這裡。

• 1
  切換表單：點上排四個分頁，黑色藥丸是目前所在的表單。 差旅費報支單不在這裡——它在左側選單的「差旅申請」，是另一套填法（會自動幫你算法規上限）。
• 2
  ＋ 新增列／－ 刪除末列：列數不夠就按＋，多了按－；每一列右邊也有紅色 ✕ 刪單獨一列。 金額打進去會自動加總，不用自己算。
• 3
  ⚙ 項目選項：「項目」欄點下去有常用選項（交通、餐飲、促成物⋯）， 想加自己常用的就從這裡新增（只記在你這台電腦的瀏覽器）。
• 4
  儲存草稿 vs 送出簽核：這兩顆差很多，下一段專門講。
• 5
  列印：印成 A4 紙本。旁邊的小箭頭可以選橫式（預設）或直式（明細很多、橫式排不下時用）。 單子送出後按列印，拿到的是系統產的 PDF——那份才有紅色電子簽核章。
• 6
  灰底的「※會計欄位免填」：那是會計的格子，申請人跳過不用管。

2026/8 新增三種快速填表法，不用一格一格打

同一個案子連續十幾筆的時候，這三招差別很大。工具列下面那行灰字就是在講它們：

很重要儲存草稿與送出簽核，差在哪

📂 費用單紀錄送出去的單，後來怎麼了

左側選單的「費用單紀錄」是你所有單子的所在地——草稿、送出去的、被退回的、已經領到錢的，都在這裡。

2026/8 新增怎麼找到那張單

單子一多，用「類型／狀態」兩個下拉很難找到「上個月給某家廠商那張」。現在可以：

• 1
  直接打關鍵字：單號、案名、申請人都比對得到，打字就即時篩，中英文大小寫不拘。
• 2
  限定日期區間：比對的是單據上的日期，不是建檔時間——你心裡想的那個日期。
• 3
  點單號打開明細：單號是金色有底線的，點整列也可以。裡面有明細、附件、簽核紀錄與電子章。

看得懂狀態你的單現在走到哪

💰 專案預支申請錢還沒花，先跟公司拿

專案開跑前，預估會用到一筆錢（例如活動現場的零用金、押金），先申請下來備用。

什麼時候用活動前、花錢前

重點是「先拿錢、後花錢」。拿了預支的錢，之後要拿憑證回來核銷（把帳結清），沒花完的要繳回。

怎麼填照著圖上的號碼

• 1
  案名：寫案號＋案名（例：26-015 ○○品牌活動），會計才知道這筆錢掛在哪個專案。
• 2
  項目：點一下有下拉選單（交通、餐飲、促成物、軟體、電腦設備、其他），也可以直接打字。
• 3
  金額：預估要用多少就填多少，系統自動加總。
• 4
  需求日：哪一天要拿到錢。給會計留點作業時間，建議至少提前 3 個工作天申請。
• 5
  付款方式：下拉選「現金」或「匯款」。
• 6
  印出來後：申請人簽名 → 給主管簽核 → 交給會計。拿到錢的時候在「領款簽章」簽名、填「確認收到金額」。

🧾 代墊款請款單自己先墊了錢，跟公司請回來

幫公司買東西自己先刷卡、先付現了，拿憑證回來請款。

什麼時候用錢已經花了、憑證在手上

重點是「先花錢、後請款」，跟預支剛好相反。憑證（發票或收據）是請款的門票，付錢的時候記得跟店家拿，發票要打公司統編。

怎麼填照著圖上的號碼

• 1
  案名：一樣寫案號＋案名。不是專案的（例如辦公室用品）就寫用途。
• 2
  內容：寫清楚買了什麼、給誰用。「材料一批」這種寫法會被會計退回來問，一次寫清楚省得來回。
• 3
  憑證：勾你附的是發票還是收據。真的拿不到憑證，勾「無」並寫原因（例如：夜市攤販無法開立）。
• 4
  印出來後：把發票收據釘在單子後面 → 主管簽核 → 交給會計。收到錢時簽「簽收人」。

2026/8 新增錢要怎麼還你

表尾多了一欄收款方式，送出前一定要選：

🏭 供應商費用申請單安排付款給廠商

廠商做完事要請款了，由專案負責人填這張，安排公司付款給廠商。

什麼時候用要付錢給外部廠商時

音響、舞台、印刷、餐飲外燴⋯⋯只要是付給公司以外的廠商的錢，就用這張。通常搭配廠商開來的發票／請款單一起送。

怎麼填照著圖上的號碼

• 1
  廠商：寫廠商的公司全名，會計匯款對帳戶名要對得起來。
• 2
  付款方式：預設走「發票月結 90 天匯款」；跟廠商談了別的條件（急件付現、指定日期匯款）就勾對應的選項。
• 3
  簽核順序：申請人 → 專案負責人 → 核准（老闆／主管）→ 交給會計，記得附上廠商發票或請款單。

⚡ 付給勞務人員（工讀生、表演者）？不用手填——從勞報系統一鍵帶入

對方的勞務報酬單走完（狀態「已出勞報單」）後，到勞務報酬系統後台勾選那幾張單、按「送費用申請」， 會直接開這裡並把整張供應商單填好：一張勞報＝一列明細，案名、廠商（領款人）、內容、金額（應領總額＝實付本人＋代繳稅款＋二代健保） 自動帶入並鎖定（灰底不可改，送出時系統會再跟勞報資料核對一次），代扣明細寫在備註。你只要補需求日、付款方式、專案負責人就能送出。

勞報單憑證以連結附在單上（不複製檔案）——內含證件照，只有會計點得開，其他人被 Drive 擋下是正常的。 同一張勞報單只能請款一次，已請款的在勞報後台會標「已請款 廠-○○○」。詳細操作見 勞務報酬系統使用說明書的「送費用申請」章節。

🔄 專案預支核銷單預支的錢花完了，把帳結掉

預支是「先借」，核銷是「後結」。借了就一定要結，不然這筆錢會一直掛在你頭上。

什麼時候用預支的錢已經花掉、單據收齊了

流程是預支 → 出款 → 花錢 → 核銷。開核銷單的時候，第一欄要選你要核銷哪一張預支單——下拉選單只會列出「已經出款、還沒被核銷」的預支單，選了以後案名跟預支金額會自動帶進來，不用自己抄。

怎麼填照著圖上的號碼

• 1
  選預支單：一張預支只能對一張核銷（一對一）。選錯了在草稿狀態可以改回來。
• 2
  內容：一筆花費一列，寫清楚買了什麼、給誰用。不要寫「雜支一批」，會計一定會退回來問。
• 3
  備註：有發票就把發票號碼寫進去，月結對帳時省你自己一堆時間。
• 4
  憑證：每一列都要勾。真的拿不到憑證勾「無」並且寫原因——沒寫原因系統不讓你送出。
• 5
  應退還金額＝預支 − 核銷，系統自動算：
  正數＝你要退錢給公司；負數（紅字）＝你超支了，公司要補付給你。

🧳 差旅費報支單出差回來報帳，法規自動幫你算

這是最聰明的一張單：選地點、填時間，住宿上限和膳雜費會自動算好，符不符合稅法一目瞭然。

先看懂出差報帳的完整流程（四步）

怎麼填上半部：出差資訊（自動計算的來源）

• 1
  出差事由要寫具體：「拜訪○○客戶討論提案」「○○活動場勘」。稅法要求出差要能證明跟公事有關，寫「出差」兩個字會被退。
• 2
  出差地點：下拉選縣市，系統自動判定住宿上限是甲類（3,500/晚）還是乙類（2,500/晚），不用背。
• 3
  出發／返回時間：填了之後膳雜費和住宿晚數都自動算好。晚數如果跟實際不同（例如某晚住朋友家）可以手動改。
• 4
  交通費：一列一筆，實際花多少填多少，票根要留著。
• 5
  住宿費：填「實際付的總額」，系統自動跟法規上限比對。超過會出現紅字，不會擋你送件（下面詳細說明）。
• 6
  膳雜費全自動、不能手改——這不是故障，是法規本來就這樣（下面詳細說明）。

搞懂三種錢報法完全不同

圖解膳雜費怎麼自動算：4 小時門檻

系統把出差期間一天一天拆開，每天在外面滿 4 小時就給 700，不滿就跳過。例：7/14（一）09:00 出發 → 7/16（三）02:30 返回——最後一天凌晨就回到家，只在外 2.5 小時：

對照表住宿上限：你的縣市是甲類還是乙類？

不用背——在表單上選了出差地點，系統就自動套用對的上限。

看到紅字「超標，應列薪資所得」是什麼意思？

住宿費超過上限時，系統會出現紅字，例如：超標 NT$800，應列薪資所得。意思是——

• 不是不能報、也不會擋你送件，單子照印照簽。
• 上限內的部分（7,000）公司正常認列差旅費。
• 超過的部分（800）依稅法要併入你個人的薪資所得（會出現在你的扣繳憑單裡），由會計處理。
• 所以訂房前可以先想一下：非必要的話，訂在上限內對你自己最有利。旺季房價高不得已超標，照實填就好，簽核的人會判斷。

最後一步印出來之後

• 憑證釘在單子後面：交通票根、住宿發票。膳雜費不用附任何東西。
• 附上「出差報告單」：逐日寫去了哪、見了誰、談了什麼——稅法要求，範本見下一章。
• 憑證區勾「發票」或「收據」；電子票證（悠遊卡）拿不到票根就勾「無」寫原因。
• 流程跟其他單一樣：申請人簽名 → 主管簽核 → 交給會計。
• 出差前有領預支的，會計會幫你結算多退少補；沒領預支的，核准後直接請款給你。

📋 出差報告單・海外出差合規的最後一塊拼圖

不分國內國外，差旅費要合法認列，除了憑證還要一份「出差報告單」；海外出差另有一套規則，這一章一次講清楚。

為什麼要寫光有發票收據，還不夠

範本出差報告單長這樣（半頁就夠）

• 1
  逐日一列、不可留白：每一天都要寫去了哪、見了誰、做了什麼。移動日就照實寫移動日。
• 2
  成果摘要寫 2～3 行即可，讓簽核主管一眼看懂這趟的產出。
• 3
  寫好後跟差旅費報支單（或代墊款單）＋憑證釘在一起交會計，國內國外都一樣。

海外出差目前怎麼報（系統未支援，走人工）

差旅費報支單目前只支援國內。海外出差請用「代墊款請款單」逐筆列支機票與交通，膳宿雜費則依稅法規則二選一：

Checklist海外出差核銷清單

✈️ 出發前

• 跟會計確認出差城市在「日支數額表」的日額，決定走 A 還是 B。
• 機票、住宿盡量刷公司卡，或留完整付款紀錄。

🌏 出差期間（憑證隨手留，回來補不了）

• 登機證每一段都留（電子登機證截圖也可以）——最常弄丟、也最常被剔除費用的第一名。
• 電子機票收據（含行程與金額）＋付款證明（刷卡單）。
• 走 B 路者：住宿收據抬頭寫公司英文名 Infamous Creative & Marketing LTD.
• 付現的支出，在收據上註記當天匯率。

🏠 回國後（15 日內）

• 填「出差報告單」（逐日行程，用上面的範本）。
• 填「代墊款請款單」逐筆列支；外幣依信用卡帳單台幣金額、或付款日匯率折算。
• 憑證按日期排好，跟報告單釘在一起交會計。

🧮 會計檢核

• 出差報告單逐日內容齊全，日期跟憑證對得上。
• 機票三件套：行程證明＋登機證（或護照出入境章影本）＋付款證明。
• 膳宿雜費：A 路未超過日支表額度／B 路宿費有單據、膳雜未超過五成。
• 超過限額部分 → 轉列該員工薪資所得（不擋報銷，入帳要正確）。

✍️ 電子簽核・查驗誰簽的、什麼時候簽的、有沒有被改過

2026 年 7 月起，簽核在系統裡完成，不用再印出來追著人簽。系統會把「簽核當下的單據內容」封存起來，之後任何人都能查這張單有沒有被動過。

你的單會送給誰看你有沒有指定專案負責人

規則只有一條：有選專案負責人（PM）就送 PM，沒選才看職等。因為要確認的是這筆錢該不該掛在那個案子上，那是 PM 才知道的事，跟位階無關。

送單前可以看側欄「你的單送給」那一行，先知道會送給誰。送出後單據詳情也會顯示簽核人與目前卡在哪一關。沒有人可以核准自己送的單——系統會擋下來。

2026/8 起第二關是「你部門的會計」

會計不只一位，依你的部門決定誰核准你的單：

送單前側欄的「你的單送給」會顯示實際會送到誰手上，不用自己記。以後公司增加，這張對照表加一列就好。

簽核完長什麼樣PDF 上有紅色電子章

核准後系統會自動產一份 PDF 存進該案的 Drive 資料夾，簽核欄會蓋上紅框電子章，印著簽核人姓名、信箱、台北時間、單號、驗證碼。核准通知信也會把驗證碼一起寄給你和會計。

怎麼查真偽輸入驗證碼

拿到一份已核准的 PDF，想確認它是不是真的、內容有沒有被改過：

• 1
  找到 PDF 上（或核准通知信裡）的驗證碼，8 碼英數字。
• 2
  打開單據詳情按「查驗這張單」，或直接在系統網址後面加 ?v=驗證碼。
• 3
  系統會即時重算現在的單據內容跟簽核當時比對，回你三種結果：

🧮 會計・主管篇審什麼、帳怎麼入

這一章給簽核的主管和會計看：每張單的審核重點，以及差旅帳務的正確處理。

主管簽核時看這幾件事

會計差旅帳務流程：暫付款的一進一出

• 預支發放時：入「暫付款」（掛員工名下），不是費用。建議追蹤未結清的暫付款，逾期（例如出差回來超過兩週）主動催核銷。
• 收到差旅報支單：核對憑證——交通票根對金額、住宿發票對晚數與金額；膳雜費是定額日支，免憑證，直接依單上系統算好的金額認列。
• 紅字超標：上限內列差旅費，超標部分轉列該員工薪資所得（影響扣繳），單子上的紅字就是提示金額。
• 灰底「憑證／核銷」欄（預支單、供應商單上的）：憑證收齊勾「憑證」，帳結清勾「核銷」——這兩格是會計的進度記號，申請人不填。

2026/8出納・出款登記怎麼填

核准與出款刻意分開：核准的人管「該不該付」，出款的人管「付了沒、付多少」。 同一張單如果是自己核准的，按出款時系統會跳出提醒要再確認一次，並在紀錄上註明。

出納的工作台在「費用單紀錄 → 會計出納」頁籤：已核准、已出款、已結案的單都在那裡， 印單、蓋章、登記出款一條龍。「未沖帳預支」頁籤列的是已出款但還沒核銷的預支，附上過了幾天，超過 30 天會標紅。

❓ 常見問題

被問過三次以上的問題都在這裡。