費用申請系統 使用手冊

我該用哪張單？

先問自己一個問題：「這筆錢是誰的？現在在哪裡？」答案就會告訴你用哪張單。

基本操作四張表單都一樣

開啟系統後最上面有一條黑色工具列，所有操作都在這裡。

• 1
  切換表單：點左邊四個分頁按鈕，就能在四張表單之間切換，金色的是目前所在的表單。
• 2
  ＋ 新增列／－ 刪除末列：表格列數不夠就按＋，多了就按－；每一列右邊也有紅色 ✕ 可以刪掉單獨一列。金額打進去會自動加總，不用自己算。
• 3
  ⚙ 管理項目選項：「項目」欄位點下去有常用選項（交通、餐飲、促成物⋯），想加自己常用的項目就從這裡新增（只會記在你這台電腦的瀏覽器）。
• 4
  列印 / 存 PDF：填完按這顆金色按鈕，會印成 A5 橫式的紙本表單；要存電子檔就在列印視窗選「另存為 PDF」。
• 5
  灰底的「※會計欄位免填」：那是會計阿姨專用的格子，申請人跳過不用管。

💰 專案預支申請錢還沒花，先跟公司拿

專案開跑前，預估會用到一筆錢（例如活動現場的零用金、押金），先申請下來備用。

什麼時候用活動前、花錢前

重點是「先拿錢、後花錢」。拿了預支的錢，之後要拿憑證回來核銷（把帳結清），沒花完的要繳回。

怎麼填照著圖上的號碼

• 1
  案名：寫案號＋案名（例：26-015 ○○品牌活動），會計才知道這筆錢掛在哪個專案。
• 2
  項目：點一下有下拉選單（交通、餐飲、促成物、軟體、電腦設備、其他），也可以直接打字。
• 3
  金額：預估要用多少就填多少，系統自動加總。
• 4
  需求日：哪一天要拿到錢。給會計留點作業時間，建議至少提前 3 個工作天申請。
• 5
  付款方式：下拉選「現金」或「匯款」。
• 6
  印出來後：申請人簽名 → 給主管簽核 → 交給會計。拿到錢的時候在「領款簽章」簽名、填「確認收到金額」。

🧾 代墊款請款單自己先墊了錢，跟公司請回來

幫公司買東西自己先刷卡、先付現了，拿憑證回來請款。

什麼時候用錢已經花了、憑證在手上

重點是「先花錢、後請款」，跟預支剛好相反。憑證（發票或收據）是請款的門票，付錢的時候記得跟店家拿，發票要打公司統編。

怎麼填照著圖上的號碼

• 1
  案名：一樣寫案號＋案名。不是專案的（例如辦公室用品）就寫用途。
• 2
  內容：寫清楚買了什麼、給誰用。「材料一批」這種寫法會被會計退回來問，一次寫清楚省得來回。
• 3
  憑證：勾你附的是發票還是收據。真的拿不到憑證，勾「無」並寫原因（例如：夜市攤販無法開立）。
• 4
  印出來後：把發票收據釘在單子後面 → 主管簽核 → 交給會計。收到錢時簽「簽收人」。

🏭 供應商費用申請單安排付款給廠商

廠商做完事要請款了，由專案負責人填這張，安排公司付款給廠商。

什麼時候用要付錢給外部廠商時

音響、舞台、印刷、餐飲外燴⋯⋯只要是付給公司以外的廠商的錢，就用這張。通常搭配廠商開來的發票／請款單一起送。

怎麼填照著圖上的號碼

• 1
  廠商：寫廠商的公司全名，會計匯款對帳戶名要對得起來。
• 2
  付款方式：預設走「發票月結 90 天匯款」；跟廠商談了別的條件（急件付現、指定日期匯款）就勾對應的選項。
• 3
  簽核順序：申請人 → 專案負責人 → 核准（老闆／主管）→ 交給會計，記得附上廠商發票或請款單。

🧳 差旅費報支單出差回來報帳，法規自動幫你算

這是最聰明的一張單：選地點、填時間，住宿上限和膳雜費會自動算好，符不符合稅法一目瞭然。

先看懂出差報帳的完整流程（四步）

怎麼填上半部：出差資訊（自動計算的來源）

• 1
  出差事由要寫具體：「拜訪○○客戶討論提案」「○○活動場勘」。稅法要求出差要能證明跟公事有關，寫「出差」兩個字會被退。
• 2
  出差地點：下拉選縣市，系統自動判定住宿上限是甲類（3,500/晚）還是乙類（2,500/晚），不用背。
• 3
  出發／返回時間：填了之後膳雜費和住宿晚數都自動算好。晚數如果跟實際不同（例如某晚住朋友家）可以手動改。
• 4
  交通費：一列一筆，實際花多少填多少，票根要留著。
• 5
  住宿費：填「實際付的總額」，系統自動跟法規上限比對。超過會出現紅字，不會擋你送件（下面詳細說明）。
• 6
  膳雜費全自動、不能手改——這不是故障，是法規本來就這樣（下面詳細說明）。

搞懂三種錢報法完全不同

圖解膳雜費怎麼自動算：4 小時門檻

系統把出差期間一天一天拆開，每天在外面滿 4 小時就給 700，不滿就跳過。例：7/14（一）09:00 出發 → 7/16（三）02:30 返回——最後一天凌晨就回到家，只在外 2.5 小時：

對照表住宿上限：你的縣市是甲類還是乙類？

不用背——在表單上選了出差地點，系統就自動套用對的上限。

看到紅字「超標，應列薪資所得」是什麼意思？

住宿費超過上限時，系統會出現紅字，例如：超標 NT$800，應列薪資所得。意思是——

• 不是不能報、也不會擋你送件，單子照印照簽。
• 上限內的部分（7,000）公司正常認列差旅費。
• 超過的部分（800）依稅法要併入你個人的薪資所得（會出現在你的扣繳憑單裡），由會計處理。
• 所以訂房前可以先想一下：非必要的話，訂在上限內對你自己最有利。旺季房價高不得已超標，照實填就好，簽核的人會判斷。

最後一步印出來之後

• 憑證釘在單子後面：交通票根、住宿發票。膳雜費不用附任何東西。
• 附上「出差報告單」：逐日寫去了哪、見了誰、談了什麼——稅法要求，範本見下一章。
• 憑證區勾「發票」或「收據」；電子票證（悠遊卡）拿不到票根就勾「無」寫原因。
• 流程跟其他單一樣：申請人簽名 → 主管簽核 → 交給會計。
• 出差前有領預支的，會計會幫你結算多退少補；沒領預支的，核准後直接請款給你。

📋 出差報告單・海外出差合規的最後一塊拼圖

不分國內國外，差旅費要合法認列，除了憑證還要一份「出差報告單」；海外出差另有一套規則，這一章一次講清楚。

為什麼要寫光有發票收據，還不夠

範本出差報告單長這樣（半頁就夠）

• 1
  逐日一列、不可留白：每一天都要寫去了哪、見了誰、做了什麼。移動日就照實寫移動日。
• 2
  成果摘要寫 2～3 行即可，讓簽核主管一眼看懂這趟的產出。
• 3
  寫好後跟差旅費報支單（或代墊款單）＋憑證釘在一起交會計，國內國外都一樣。

海外出差目前怎麼報（系統未支援，走人工）

差旅費報支單目前只支援國內。海外出差請用「代墊款請款單」逐筆列支機票與交通，膳宿雜費則依稅法規則二選一：

Checklist海外出差核銷清單

✈️ 出發前

• 跟會計確認出差城市在「日支數額表」的日額，決定走 A 還是 B。
• 機票、住宿盡量刷公司卡，或留完整付款紀錄。

🌏 出差期間（憑證隨手留，回來補不了）

• 登機證每一段都留（電子登機證截圖也可以）——最常弄丟、也最常被剔除費用的第一名。
• 電子機票收據（含行程與金額）＋付款證明（刷卡單）。
• 走 B 路者：住宿收據抬頭寫公司英文名 Infamous Creative & Marketing LTD.
• 付現的支出，在收據上註記當天匯率。

🏠 回國後（15 日內）

• 填「出差報告單」（逐日行程，用上面的範本）。
• 填「代墊款請款單」逐筆列支；外幣依信用卡帳單台幣金額、或付款日匯率折算。
• 憑證按日期排好，跟報告單釘在一起交會計。

🧮 會計檢核

• 出差報告單逐日內容齊全，日期跟憑證對得上。
• 機票三件套：行程證明＋登機證（或護照出入境章影本）＋付款證明。
• 膳宿雜費：A 路未超過日支表額度／B 路宿費有單據、膳雜未超過五成。
• 超過限額部分 → 轉列該員工薪資所得（不擋報銷，入帳要正確）。

🧮 會計・主管篇審什麼、帳怎麼入

這一章給簽核的主管和會計看：每張單的審核重點，以及差旅帳務的正確處理。

主管簽核時看這幾件事

會計差旅帳務流程：暫付款的一進一出

• 預支發放時：入「暫付款」（掛員工名下），不是費用。建議追蹤未結清的暫付款，逾期（例如出差回來超過兩週）主動催核銷。
• 收到差旅報支單：核對憑證——交通票根對金額、住宿發票對晚數與金額；膳雜費是定額日支，免憑證，直接依單上系統算好的金額認列。
• 紅字超標：上限內列差旅費，超標部分轉列該員工薪資所得（影響扣繳），單子上的紅字就是提示金額。
• 灰底「憑證／核銷」欄（預支單、供應商單上的）：憑證收齊勾「憑證」，帳結清勾「核銷」——這兩格是會計的進度記號，申請人不填。

❓ 常見問題

被問過三次以上的問題都在這裡。